Każda osoba mająca do czynienia z projektami europejskimi, w szczególności współfinansowanymi z Europejskiego Funduszu Społecznego, wie, że samo uzyskanie dofinansowania jest dużo łatwiejszym krokiem niż zrealizowanie projektu i prawidłowe go rozliczenie.

W obecnej perspektywie finansowej (na lata 2007-2013) w stosunku do poprzedniej (na lata 2004-2006) wprowadzono znaczne ułatwienia w aplikowaniu o środki, co sprawiło, że możliwość uzyskania dofinansowania jest w chwili obecnej stosunkowo łatwa i w zasięgu ręki praktycznie każdej instytucji. Ta łatwość w składaniu wniosków sprawiła, że bardzo wiele wnioskodawców koncentruje się na złożeniu wniosku i uzyskaniu dofinansowania, nie zastanawiając się, czy faktycznie są w stanie projekt prawidłowo zrealizować.

W ramach realizacji projektu, oprócz kwestii czysto merytorycznych, istnieje wiele wymogów uregulowanych przez odpowiednie zapisy umowy o dofinansowanie i dokumenty programowe oraz system realizacji programu.

Podstawowym dokumentem określającym prawa i obowiązki wnioskodawcy jest oczywiście umowa o dofinansowanie. Wzór umowy o dofinansowanie projektu, zamieszczony jest w dokumentacji konkursowej, a więc już przed złożeniem wniosku znane są obowiązki wynikające z realizacji projektu.

Rozliczanie projektu – jednym z podstawowych obowiązków jest regularne rozliczanie się z otrzymanych środków finansowych (środki w większości przypadków przekazywane są w formie zaliczki – „z góry”, w wysokości nawet do 100% wartości projektu). Wnioski beneficjenta o płatność (a wiec dokument, w którym opisywane są wszystkie wydatki w ramach projektu, jak również wskazywany jest stan jego realizacji) powinny być składane co najmniej raz na kwartał i jednocześnie nie częściej niż raz w miesiącu. W odróżnieniu od poprzedniego okresu programowania, obecnie nie ma już obowiązku składania obok wniosków o płatność, osobnych sprawozdań z projektów i wszystkie informacje zawierane są w jednym dokumencie. Do wypełnienia wniosków o płatność, służy specjalna aplikacja, którą instaluje się na komputerze o nazwie Generator Wniosków Płatniczych (GWP). Podobnie jak w przypadku Generatora Wniosków Aplikacyjnych, GWP ma pomóc w przygotowaniu dokumentu, ma rozbudowane systemy sprawdzania wewnętrznej spójności dokumentu (automatycznie sprawdza i przelicza wpisane kwoty) oraz rozbudowaną pomoc. Jednym z kluczowych elementów wniosku o płatność jest lista (zestawienie) dokumentów potwierdzających wydatki (faktury, rachunki, listy płac itp.), istnieje jednak również możliwość, że takie zestawienie nie będzie wymagane, a zamiast niego przedstawiany będzie wydruk z systemu księgowego (warunki, jakie musi spełniać skomputeryzowany system księgowy, aby możliwe było przedstawienie raportu bezpośrednio z systemu opisane są w dokumencie „Zasady finansowania PO KL” dostępnym na stronach www.efs.gov.pl). Oprócz danych finansowych opisujących, jak bardzo są zaawansowane wydatki w ramach projektu, dużą cześć wniosku zajmuje opis zrealizowanych w danym okresie działań oraz plan na następny okres.

W odróżnieniu od wymagań stawianych przed beneficjentami w poprzednim okresie finansowania (w latach 2004-2006), w chwili obecnej nie ma wymogu załączania do rozliczenia projektu kserokopii wszystkich faktur i rachunków. Takie rozwiązanie z jednej strony ułatwia i przyspiesza przygotowywanie rozliczenia, jednakże z drugiej strony sprawia, że Instytucja Wdrażająca nie jest w stanie dokładnie zweryfikować wszystkich wydatków na etapie weryfikacji wniosku i może zdarzyć się, iż pomimo uznania wydatków na etapie zatwierdzania wniosku, podczas kontroli projektu wydatki te zostaną zakwestionowane.

Płynność finansowa – utrzymanie płynności finansowej w projekcie (takie rozplanowanie terminów realizowanych wydatków i terminu składania wniosków o płatność, aby w ramach projektu posiadać cały czas środki na realizacje zadań, czyli aby środki przekazywane przez Instytucję Wdrażającą wpływały do beneficjenta w odpowiednich momentach realizacji projektu) było jednym z najpoważniejszych problemów w realizacji projektów. Dobre zaplanowanie budżetu projektu musi wykraczać daleko poza wymagania stawiane na etapie wniosku o dofinansowanie i obejmować zaplanowanie nie tylko wysokości kosztów, ale również dokładne powiązanie wydatków z przygotowanym harmonogramem realizacji projektu, biorąc pod uwagę specyfikę realizowanych wydatków (np. w zakresie konieczności stosowania prawa zamówień publicznych, wewnętrznych procedur beneficjenta, przedziału czasu pomiędzy podjęciem zobowiązania finansowego, a faktycznym dokonaniem płatności itp.). 

Dane uczestników projektu – szczególną uwagę należy zwrócić na obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie, dotyczące przetwarzania danych osobowych uczestników projektu. Każda osoba uczestnicząca w projekcie powinna podpisać deklarację uczestnictwa w projekcie, wraz z oświadczeniem, że spełnia wymogi rekrutacji, jak również podpisać zgodę na przetwarzanie własnych danych osobowych. (Uwaga w przypadku osób niepełnoletnich taka zgoda i oświadczenie musi być podpisane przez rodziców/opiekunów osoby nieletniej). Do gromadzenia danych o uczestnikach służy specjalna aplikacja komputerowa w postaci odpowiednio przygotowanego arkusza kalkulacyjnego pod nazwą PEFS2007. W ramach tej aplikacji wpisywane są dane o wszystkich osobach (m.in. imię, nazwisko, nr PESEL, adres zamieszkania itp.) oraz informacje o wsparciu, jakie dana osoba otrzymała (np. szkolenia, doradztwo itp.), jak również dane dotyczące daty przystąpienia i zakończenia udziału w projekcie. Regularne gromadzenie i przekazywane tych danych jest jednym z podstawowych obowiązków beneficjenta i  jednym z warunków uznania konkretnych osób za kwalifikowane w ramach projektu.

Oznaczanie projektu -  informowanie na każdym etapie realizacji projektu o tym, że projekt jest finansowany w ramach środków pochodzących z Unii Europejskiej, to jeden z podstawowych obowiązków beneficjenta. Dotyczy on nie tylko umieszczania odpowiednich logotypów i informacji o współfinansowaniu projektu na materiałach promocyjnych i informacyjnych (np. publikacjach czy gadżetach promocyjnych), ale również konieczność umieszczania takiej informacji na wszystkich dokumentach dotyczących realizacji projektu. W związku z powyższym należy mieć na uwadze, że taka informacja musi się znaleźć np. na prezentacjach multimedialnych, materiałach szkoleniowych, również pomieszczenia, w których projekt jest realizowany (sale szkoleniowe czy biuro projektu) powinny być odpowiednio oznaczone. Podstawowym założeniem, które musi zostać spełnione, jest uświadamianie wszystkich uczestników projektu, że biorą udział w działaniach finansowanych w ramach Programu. Ponadto informacja ta powinna dotrzeć do wszystkich osób, które mają jakąkolwiek styczność z projektem i jego działaniami (np. w przypadku ogłoszeń prasowych tak informacja także powinna się znaleźć). Wypełnienie obowiązków z zakresu informacji i promocji jest również przedmiotem kontroli w projekcie. Szczegółowe zasady dotyczące tego, w jaki sposób powinny być realizowane działania informacyjne, znajdują się w „Planie Komunikacji PO KL” dostępnym na stronach www.efs.gov.pl.